KEP VE E-İmza Uygulaması Hakkında

Sayın Üyelerimizin Dikkatine,

T.C. Ekonomi Bakanlığı tarafından verilmekte olan ihracat desteklerine ilişkin mevzuatlarda yapılan son değişikliklerle, ilgili başvuru evrakları ve talep edilecek her türlü bilgi ve belgenin, başvuru sahibine ait KEP adresi aracılığıyla Bakanlık, Bölge Müdürlükleri ve İhracatçı Birliklerinin KEP adreslerine iletilmesi gerekmektedir. Ayrıca, şirketler Bakanlık ya da incelemeci kuruluşlara bildirimlerini, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi aracılığıyla yapacak olup, iletişim adreslerinin güncel halde tutulması şirketlerin ve işbirliği kuruluşlarının yükümlülüğündedir.

İlgili mevzuat hükümleri gereği, 1 Nisan 2018 itibariyle “KEP aracılığıyla iletilen her başvurunun, imza sirküleri ile birlikte sunulması ve başvuruda yer alan belgelerden her birinin başvuru sahibini temsil ve ilzama yetkili kişi/kişiler tarafından 5070 sayılı “Elektronik İmza Kanunu” standartlarına uygun nitelikli elektronik sertifika kullanılarak oluşturulan elektronik imza ile imzalanması ve elektronik imzalı dokümanların dosya uzantılarının. pdf veya. pdf. imza olması” uygulamasına kesin bir şekilde geçilmiş olup  uygulamada yeknesaklık sağlanmasını teminen aşağıdaki hususlara göre işlemlerin tesis edilmesi gerekmektedir:

  • KEP aracılığıyla yapılan bildirimlerde destek mevzuatlarında belirtilen evrak ibraz ve tamamlama süreleri esas alınacaktır.
  • Evrak giriş tarihi, belgelerin mevzuatta belirtilen başvuru mercii tarafından evrak kayıt sistemine aktarıldığı ve belgelere resmi tarih/sayı verildiği tarihtir. KEP aracılığıyla gönderilen bildirimlerin tarihi, evrak giriş tarihi olarak dikkate alınmayacaktır.
  • KEP aracılığıyla iletilen başvurularda, İmza Sirkülerinin yer almaması veya e-imza kriterlerini sağlamayan bir belge tespit edilmesi halinde, evrak giriş tarihi saklı kalmak kaydıyla başvuru değerlendirmeye alınmayacaktır. Başvurunun değerlendirmeye alınmadığı bilgisi başvuru sahibine iletilerek, tüm belgelerin mevzuatta yer alan eksik evrak tamamlama süresi içerisinde tekrar ibraz edilmesi talep edilecektir.
  • Ayrıntılı bilgi (www.ekonomi.gov.tr>Destekler>İhracat Destekleri)

 "temsil ve ilzam yetkileri”

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu'nun Limited Şirketlerde yönetim ve temsile ilişkin düzenlemelerin yer aldığı 623 üncü maddesinde; "şirketin yönetimi ve temsilinin şirket sözleşmesi ile düzenleneceği ve söz konusu sözleşme ile yönetimin ve temsilin, müdür sıfatını taşıyan bir veya birden fazla ortağa veya tüm ortaklara ya da üçüncü kişilere verilebileceği ve en azından bir ortağın, şirketi yönetim hakkının ve temsil yetkisinin bulunması gerektiği ve müdürlerin, kanunla veya şirket sözleşmesi ile genel kurula bırakılmamış bulunan yönetime ilişkin tüm konularda karar almaya ve bu kararları yürütmeye yetkili oldukları" kurala bağlanmıştır.

Anılan Kanun'un “Temsil yetkisinin kapsamı, sınırlandırılması” başlıklı 629 uncu maddesinde yer alan “Müdürlerin temsil yetkilerinin kapsamına, yetkinin sınırlandırılmasına, imzaya yetkili olanların belirlenmesine, imza şekli ile bunların tescil ve ilanına bu Kanunun anonim şirketlere ilişkin ilgili hükümleri kıyas yolu ile uygulanır” yolundaki düzenleme kapsamında 6102 sayılı Kanun'un Anonim Şirketlerde temsil yetkisinin kapsam ve sınırlarının düzenlenmiş olduğu 371 inci maddesine bakıldığında; şirketi temsile yetkili olanların şirketin amacına ve işletme konusuna giren her tür işleri ve hukuki işlemleri, şirket adına yapabilecekleri ve bunun için şirket unvanını kullanabilecekleri hususunun düzenlenmiş olduğu anlaşılmaktadır. Bu kapsamda, İmza Sirkülerinde temsile yetkilidir ifadesinin yer aldığı durumlarda, söz konusu yetki ile kurum/kuruluşun amacına ve işletme konusuna giren hukuki işlemlerin kurum/kuruluş adına yapılabileceği ifade edilmiş ise temsil ve ilzama yetkili ibaresinin bulunması gerekmemektedir.

Diğer taraftan, devlet destekleri başvurularını iletecek olan kişilerin evrakları e-imza ile imzalayabilmeleri için, imza yetkisinin kurum/kuruluşun İmza Sirkülerinde yer alması ve kurum/kuruluşu bağlayıcı nitelikte olduğunun belirtilmesi gerekmektedir. İmza Sirküleri dışında ibraz edilecek yetki devri/vekâletname gibi belgeler işleme alınmayacak olup, kurum/kuruluşların İmza Sirkülerini güncellemeleri gerekmektedir.

Bilgilerinize sunarız.